Fehlzeiten senken: Ein einfacher Brief machts möglich

(Quelle: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, Theodor-Heuss-Straße 2 – 4, 53177 Bonn, Autorin:  Hildegard Gemünden)

Derzeit wird viel über hohe Krankenstände diskutiert und ob diese sich beispielsweise durch Karenztage bei der Entgeltfortzahlung oder eine Abschaffung der telefonischen Krankschreibung reduzieren lassen. Da macht Timo Vogelsang von der Frankfurt School of Finance & Management auf eine Feldstudie aufmerksam, die er 2024/2025 gemeinsam mit einigen Kollegen bei einer deutschen Supermarktkette durchgeführt hat und die einen ganz anderen, einfachen Weg aufzeigt.

Die Studie: Ein Infobrief für Mitarbeiter mit hohen Fehlzeiten

In der Supermarktkette mit 817 Beschäftigten gab es einen hohen Krankenstand. Die Mitarbeiter waren deshalb bereits verpflichtet, sich beim Vorgesetzten telefonisch krankzumelden sowie ab dem ersten Tag ein ärztliches Attest vorzulegen. Trotzdem gab es noch viele Krankmeldungen für nur einen Tag, die meist auf einen Montag oder Samstag fielen.

Für ihre Studie identifizierten die Forscher die 25 % der Mitarbeiter mit den höchsten Fehlzeiten. Da Langzeitkranke nicht berücksichtigt wurden, verblieben 194 Mitarbeiter. Hiervon erhielt eine zufällig ausgewählte Hälfte einen Brief nach Hause mit im Wesentlichen folgendem Inhalt:

„Sie haben im Zeitraum von … bis … x-mal wegen Krankheit gefehlt.

Das entspricht einer Abwesenheitsquote von y % bezogen auf Ihre Arbeitszeit. Zum Vergleich: 50 % der Mitarbeiter des Unternehmens haben einen Krankenstand von weniger als z %.“

Das Ergebnis: Weniger Fehlzeiten für einen Tag

Obwohl der Brief keinerlei Bewertungen, Drohungen oder Aufforderungen enthielt, sanken die Krankmeldungen für einen Tag bei den Mitarbeitern, die den Brief erhalten hatten, um 44 Prozentpunkte gegenüber der Kontrollgruppe. Mehrtägige Fehlzeiten blieben dagegen unverändert.

Die eintägigen Fehlzeiten sanken besonders stark

• bei Mitarbeitern, die einen unbefristeten Vertrag hatten oder die kurz vor der Rente standen sowie

• in Filialen mit insgesamt hohen Fehlzeiten oder wo der Vorgesetzte selbst oft fehlt.

Fazit: Information und Vorbild wirken

Es spricht einiges dafür, dass die Mitarbeiter sich durch die Briefe nicht unter Druck gesetzt fühlten, krank zur Arbeit zu kommen.

Denn sonst wären auch die Krankschreibungen für mehrere Tage gesunken, und zwar insbesondere bei Mitarbeitern mit befristetem Vertrag, die auf eine Entfristung hoffen und deshalb einen guten Eindruck machen wollen.

Vielmehr sind die reduzierten Fehlzeiten eher darauf zurückzuführen, dass die Mitarbeiter sich an dem orientieren, was sie für normal halten: Wo alle anderen und insbesondere der Vorgesetzte oft fehlen, halten die Mitarbeiter das für normal und melden sich ebenfalls eher krank, z. B. weil sie nach einer Party noch angeschlagen sind.

Dem können Sie entgegenwirken durch

• Transparenz, indem Sie die Mitarbeiter also über übliche Fehlzeiten informieren;

• eine Unternehmenskultur, die klar macht: Wer krank ist, soll gesund werden. Wer gesund ist, kommt zur Arbeit und bleibt nicht zulasten des Unternehmens und der Kollegen zu Hause;

• Vorgesetzte, die diese Unternehmenskultur vorleben.

Meine Empfehlung!

Schicken Sie einen Fehlzeitenbrief wie in der Studie keinesfalls an alle Mitarbeiter.

Denn die Reaktion von Mitarbeitern mit ohnehin geringen Fehlzeiten könnte für Ihr Unternehmen kontraproduktiv sein: „Die anderen fehlen so oft? Dann darf ich das auch!“ Ein solcher Brief an Mitarbeiter mit hohen Fehlzeiten und insbesondere vielen Erkrankungen für einen Tag kann aber durchaus sinnvoll sein.

Schrauben Sie Ihre Erwartungen nicht zu hoch

Ermitteln Sie einmal für Ihren Betrieb sowohl die Zahl der Krankheitsfälle als auch die Zahl der Krankheitstage pro Jahr. Unterscheiden Sie dabei nach Erkrankungen für einen Tag, für mehrere Tage und für mehr als sechs Wochen. Vermutlich werden Sie feststellen, dass die Erkrankungen für einen Tag zwar einen großen Anteil der Krankheitsfälle ausmachen, aber nur einen geringen Anteil an den Krankheitstagen. Von daher kann eine Reduktion der „Eintageserkrankungen“ den Krankenstand nicht beträchtlich senken. Sie reduziert aber die Frustration bei den Kollegen, die sich solche Krankmeldungen nicht erlauben.

Die meisten Fehltage entstehen erfahrungsgemäß durch Langzeiterkrankungen für mehr als sechs Wochen

Diese haben meist einen medizinischen Hintergrund, sodass sie durch einen Fehlzeitenbrief kaum zu beeinflussen sind. Nehmen Sie hierzu besser die Arbeitsbedingungen und das Führungsverhalten der Vorgesetzten unter die Lupe.